Schreibtisch-Ablage organisieren

Werden Sie vom Sucher zum Finder!
 
Grundsatz: Um am Schreibtisch organisiert arbeiten zu können, sollte in Ihrem Büro jedes Dokument seinen Platz haben. 
 
Mein Vorschlag wie Sie Ihren Dokumenten einen Platz geben. Sie unterscheiden hier vier Ablage-Bereiche:
Ablagebereich Zugriff Aufbewahrung
Aktuelle Ablage In Bearbeitung Schreibtisch
Arbeits-Ablage Täglich / wöchentlich Direkte Griffweite Ihres Schreibtisches
Nachschlage-Ablage etwa ein - bis zweimal im Monat Aufbewahrung im Büro
Archiv ca. ein - bis zweimal im Jahr Keller / Archiv
TIPP: Passen Sie die Ablage entsprechend Ihren Bedürfnissen an. Sie sollte Ihrer Arbeitsweise entsprechen, damit Sie sie auch mit Freude konsequent benutzen.
 
1. Aktuelle Unterlagen
Auf dem Schreibtisch (und/oder Beistelltisch) bringen Sie die Unterlagen unter, die Sie gerade aktuell bearbeiten. Zur Übersichtlichkeit benötigen Sie folgende Ablage-Körbe:
 
* Eingangskorb - Ein Ablagefach für Unterlagen die noch nicht bearbeitet wurden.
 
* Ausgangs- /Ablagekorb – Ein Ablagefach für Vorgänge die erledigt sind und abgelegt werden können. Erledigen Sie Ihre Ablage regelmäßig, damit keine Stapel entstehen (3 Methoden zur konsequenten Ablage »).
 
* Bearbeitungskorb - Ein Ablagefach für die laufenden Vorgänge, die Sie in den kommenden 2 Tagen erledigen müssen (Vorgänge die noch nicht vollständig erledigt werden konnten, da weitere Informationen/Unterlagen/Rückruf etc. fehlen).
 
TIPP: Zur Ablage der einzelnen Vorgänge in den Ablage-Körben, arbeiten Sie wenn nötig mit farbigen Folien. Jede Farbe hat sein Thema (Angebot, Auftrag etc. oder nach wichtig, weniger wichtig, regelmäßige Arbeiten).
 
2. Arbeits-Ablage
Besonders geeignet für die Arbeits-Ablage sind Hängeregister oder Einstellmappen (platzsparend). Hier können laufende Projekte, Material für Routineaufgaben, Wiedervorlagemappen etc. in jeweiligen Hängeregister-Mappen übersichtlich sortiert werden. So gewähren Sie einen schnellen Zugriff.
 
TIPP: Die Hängeregister-Mappen lassen sich übersichtlich mit Farben und Oberbegriffen sortieren. Damit erleichtern Sie auch Kollegen und Mitarbeitern das finden von Vorgängen.
 
3. Nachschlage-Ablage
In dieser Ablage befinden sich Bankordner, Arbeitsakten zu Projekten, Steuerunterlagen, Kundenakten etc. Diese Akten werden in Schränken und Regalen in Ihrem Büro untergebracht. Zur Übersichtlichkeit werden diese Akten mit derselben farblichen und begrifflichen Struktur geordnet wie Ihre Arbeits-Ablage.
 
TIPP: Zögern Sie nicht den Papierkorb als sinnvolle „Ablage“ zu verwenden! Das macht den Kopf frei für wichtige Dinge.
 
4. Archiv
Projekte und Vorgänge, die abgeschlossen sind, erhalten Ihren Platz im Archiv. Beachten Sie dabei das gleiche Prinzip wie bei Ihren anderen Ablagen.
 
TIPP: Nicht nur Papierstapel rauben Ihnen Ihre Konzentration, sondern auch unnötige Arbeitsmittel und Gegenstände. Jeder Gegenstand sollte seinen Platz haben!
„Organisation ist die Kunst, im Kleinen schnell zu entscheiden“